Votre demande de dossier affiche le statut « en cours d’instruction par le service instructeur » et vous vous demandez ce que cela signifie concrètement ? C’est une étape de vos démarches. Un permis de construire, une demande de logement social ou encore un titre de séjour… nombreuses sont les démarches à être concernées.
Que fait concrètement le service instructeur ?
Lorsqu’il a votre dossier entre les mains, il analyse votre demande, le tout suivant généralement 4 étapes clés :
La vérification des pièces
L’agent étudie l’authenticité et la validité de chaque document fourni. L’objectif est de s’assurer qu’aucune pièce n’est périmée, falsifiée ou incomplète.
Le contrôle juridique
Le service vérifie que votre demande respecte strictement les critères légaux. Par exemple une conformité au Plan Local d’Urbanisme pour une demande de permis de construire ou encore la conformité au RGPD pour le lancement d’une application mobile.
Les consultations externes
L’administration sollicite si nécessaire d’autres organismes pour avis. Par exemple l’architecte des Bâtiments de France pour un permis de construire ou les ministères pour un titre de séjour.
La préparation de la décision
L’agent rédige une conclusion positive ou négative à l’attention du signataire officiel. C’est à ce moment que le rapport sera transmis au signataire officiel. Celui-ci pouvant être selon la nature de la demande le maire, le préfet ou encore le directeur d’un organisme.
Pourquoi mon dossier reste-t-il bloqué à cette étape ?
Mais pourquoi donc votre dossier reste bloqué ? 3 types d’explications peuvent être dressées :
L’absence d’étapes intermédiaires
Les plateformes en ligne n’indiquent pas la progression interne du travail de l’agent. Une raison très courante qui donne l’impression que le dossier est perdu dans un placard. Mais il peut y avoir beaucoup de temps pour que les différentes étapes soient remplies.
La complexité de la demande
Un dossier atypique exige des vérifications croisées plus longues, des recherches approfondies, la consultation d’experts tiers… Par exemple la construction d’un complexe industriel sur un site soumis à des risques géologiques ou encore un patient qui présente un ensemble de symptômes contradictoires et sévères qui ne correspondent à aucune maladie connue ou qui évoquent une maladie rare (syndrome orphelin).
L’engorgement des services
L’afflux massif de demandes prolonge le temps d’attente global. Dans ce cas, votre dossier attend son tour dans une pile. Il sera traité quand tous les précédents l’auront été. C’est parfois le cas pendant les périodes de forte affluence, c’est notamment le cas pour les pièces d’identité avant la période estivale.
Quels sont les délais d’instruction habituels ?
Ce sont ici des indications qui vous permettent de vous faire une idée, pas une vérité absolue.
| Type de démarche | Durée moyenne d’instruction | Ce qu’il faut savoir |
|---|---|---|
| Identité (Passeport / CNI) | 2 à 4 semaines | Il s’agit du temps moyen d’analyse en préfecture, auquel il faut ajouter le délai moyen de fabrication et d’acheminement du titre. |
| Urbanisme (Déclaration préalable) | 1 mois | C’est le délai d’examen maximal fixé légalement par le Code de l’urbanisme (hors cas particuliers). Article R*423-23 |
| Urbanisme (Permis de construire) | 2 mois | L’évaluation requiert légalement deux mois pour une maison individuelle (comptez 3 mois pour les autres projets). |
| Social (Dossier MDPH) | 4 mois | L’examen de la situation prend en moyenne quatre mois, mais ce délai peut fortement varier d’un département à l’autre. |
| Séjour (Titre de séjour) | 2 à 6 mois | L’instruction en préfecture est très variable et dépend directement de l’engorgement des services locaux. |
Que devez-vous faire pendant cette période ?
Le premier réflexe à prendre est de surveiller vos messages. L’administration peut basculer le statut en « demande de pièces complémentaires » par courriel ou SMS.
Pensez aussi à être réactif. Toute réclamation de document complémentaire suspend immédiatement le délai d’instruction légal. Alors si une pièce vous est demandée, fournissez le document pour que l’instruction puisse reprendre.
Ne paniquez pas, c’est quelque chose de normal. Ce statut confirme simplement que votre dossier suit son parcours normal sans anomalie. L’agent en charge de votre dossier est en train de faire son travail.
Enfin, sachez que la validation est une chose, mais que la production de votre titre (carte, permis…) ne commencera qu’après la validation finale. Ce qui allongera le délais, nécessaire pour la fabrication et l’acheminement.
Que faire si l’instruction s’éternise ?
Si les délais habituels sont largement dépassés. Commencez par vérifier votre espace personnel. Regardez si vous avez des notifications, des messages reçus et d’éventuelles demandes de pièces complémentaires. Le fait de ne pas les avoir fournies bloque votre dossier.
Si rien ne justifie un tel délais, utilisez la messagerie de la plateforme ou les coordonnées officielles de l’organisme qui traite votre demande pour demander des explications. Indiquez bien votre numéro de dossier, la date de dépôt et le statut actuel. Et conservez toujours une copie de vos échanges pour prouver votre démarche en cas de besoin.
Enfin, en cas de retard énorme ou d’un retard qui provoque un préjudice, plusieurs choses peuvent être mises en place pour débloquer votre dossier :
Envisagez une démarche complémentaire : Une action amiable et directe qui permet d’interpeller le service instructeur. Un courrier LRAR par exemple, qui explique pourquoi ce retard est problématique (rupture de droits, perte d’emploi…).
Utilisez les dispositifs de médiation applicables à votre dossier pour débloquer la situation (médiateur de la CAF, des impôts…). Ce tiers est totalement indépendant. La démarche est presque toujours gratuite.
Le recours gracieux : Cette procédure officielle et juridique pour contester une décision (ou l’absence de décision, qui équivaut souvent à un refus implicite après 2 ou 4 mois de silence selon les administrations) consiste à effectuer un recours gracieux auprès du supérieur hiérarchique du service instructeur (préfet, maire, directeur…).
Le recours contentieux : Saisissez en dernier recours le Tribunal Administratif qui oblige l’administration à se justifier devant un juge.
Que faire si l’instruction s’éternise ?
Si les délais habituels sont largement dépassés. Commencez par vérifier votre espace personnel. Regardez si vous avez des notifications, des messages reçus et d’éventuelles demandes de pièces complémentaires. Le fait de ne pas les avoir fournies bloque votre dossier.
Si rien ne justifie un tel délais, utilisez la messagerie de la plateforme ou les coordonnées officielles de l’organisme qui traite votre demande pour demander des explications. Indiquez bien votre numéro de dossier, la date de dépôt et le statut actuel. Et conservez toujours une copie de vos échanges pour prouver votre démarche en cas de besoin.
Enfin, en cas de retard énorme ou d’un retard qui provoque un préjudice, plusieurs choses peuvent être mises en place pour débloquer votre dossier :
Envisagez une démarche complémentaire : Une action amiable et directe qui permet d’interpeller le service instructeur. Un courrier LRAR par exemple, qui explique pourquoi ce retard est problématique (rupture de droits, perte d’emploi…).
Utilisez les dispositifs de médiation applicables à votre dossier pour débloquer la situation (médiateur de la CAF, des impôts…). Ce tiers est totalement indépendant. La démarche est presque toujours gratuite.
Le recours gracieux : Cette procédure officielle et juridique pour contester une décision (ou l’absence de décision, qui équivaut souvent à un refus implicite après 2 ou 4 mois de silence selon les administrations) consiste à effectuer un recours gracieux auprès du supérieur hiérarchique du service instructeur (préfet, maire, directeur…).
Le recours contentieux : Saisissez en dernier recours le Tribunal Administratif qui oblige l’administration à se justifier devant un juge.
FAQ : demande en cours d’instruction par le service instructeur
Une demande en cours d’instruction signifie-t-elle qu’elle est acceptée ?
Non, cela signifie simplement que le dossier est en cours d’examen. La décision n’a pas encore été rendue.
Que signifie le statut « décision prise » ?
Il indique qu’une décision a été enregistrée. Consultez la notification officielle pour en connaître le résultat.