La messagerie Convergence de l’Université Grenoble Alpes (UGA) est la plateforme centrale qui permet aux étudiants et au personnel de l’Université d’accéder aux mails, calendrier et contacts. Mais comment l’utiliser exactement ? Suivez votre guide préféré !
Qu’est-ce que la messagerie Convergence UGA ?
Je vais déjà commencer par vous expliquer ce qu’elle est si vous venez tout juste d’intégrer l’université. Il s’agit d’une interface unifiée qui regroupe les e-mails, les agendas partagés, les tâches et les carnets d’adresses.
Accessible à toute la communauté universitaire de Grenoble, étudiants et personnels, vous y disposez d’un espace personnel accessible vie votre identifiant Sésame, qui permet une connexion unique et sécurisée.
En parlant de sécurité, j’ajoute qu’elle dispose aussi d’une protection intégrée contre le phishing, les spams et les virus informatiques pour protéger vos données personnelles.
Comment accéder au Webmail Convergence ?
C’est simple, la connexion se via l’URL officielle du webmail de l’université. Vous devez y saisir l’adresse e-mail de l’UGA qui vous est associée et le mot de passe associé qui vous à été fourni lors de votre intégration et que vous pouvez changer à tout moment.
Si vous n’avez pas votre identifiant académique, il se compose notamment de l’initiale de votre prénom puis de votre nom, par exemple, pour Sarah Pelor, ce sera spelor. Le NUMEN sert de clé d’activation indispensable, il est personnel et doit rester confidentiel.
Via le portail Agalan, vous pourrez réaliser une authentification obligatoire en passant par le serveur d’identité centralisé, que vous soyez sur Chrome, Firefox, Safari, Edge…
Comment utiliser ses différentes fonctions ?
Maintenant, on va voir ensemble comment en gérer les différents aspects, j’ai séparé le tout en trois parties pour y rendre plus digeste :
La gestion des agendas partagés
Vous pouvez planifier vos cours, réunions, conseils… pour ce voici comment procéder :
Créer un événement et inviter des collègues :
1. Basculez sur le module Agenda (icône de calendrier).
2. Double-cliquez sur le créneau horaire souhaité pour ouvrir la fenêtre de l'événement.
3. Dans l'onglet Participants, saisissez le nom ou l'adresse académique de vos collègues. L'outil interroge l'annuaire académique pour vous aider à les trouver.
4. Vous pouvez vérifier leur disponibilité si leur agenda est partagé avec vous.Partager votre agenda ou consulter celui d’un collègue :
1. Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur votre agenda principal et choisissez Partager (ou Propriétés > Partage).
2. Ajoutez l'adresse de votre collègue et définissez ses droits : Lecture seule (pour voir vos disponibilités) ou Modification (pour un secrétariat ou un binôme pédagogique).
3. Pour afficher l'agenda d'un autre enseignant, cliquez sur S'abonner à un agenda (ou Ajouter l'agenda d'un utilisateur) et cherchez son nom.Organiser ses mails
Pour rendre son utilisation plus pratique, vous pouvez trier vos emails, voici la procédure :
Créer des dossiers personnalisés :
1. Dans le volet de gauche, faites un clic droit sur Courrier (ou sur votre dossier principal) et sélectionnez Nouveau dossier.
2. Nommez votre dossier (ex: Classes, Direction, Projets). Vous pouvez ensuite y glisser-déposer vos e-mails manuellement.Automatiser le tri avec les Règles de filtrage :
1. Allez dans les Options ou Paramètres (icône d'engrenage en haut à droite) > Courrier > Filtres (ou Règles de messagerie).
2. Cliquez sur Ajouter un filtre.
3. Définissez la condition (ex: Si l'expéditeur contient "@ac-grenoble.fr" ou Si le sujet contient "Absence").
4. Choisissez l'action (ex: Déplacer vers le dossier "Direction"). Cliquez sur Enregistrer.
Utiliser les drapeaux (Indicateurs) : Cliquez sur l’icône de drapeau à côté d’un mail pour le marquer « À traiter » et le retrouver rapidement.
La gestion de l’espace de stockage
Comme tout boite mail, celle de Convergence Grenoble dispose d’un espace limité qui peut être dépassé si des fichiers lourds sont reçus ou envoyés. Plusieurs bons reflexes doivent alors être pris.
Premièrement, vérifier le quota en bas du volet de gauche ou dans les paramètres du compte. Vous verrez l’espace libre et le pourcentage encore disponible.
Ensuite, si la limite commence à pointer le bout de son nez, supprimez les mails volumineux inutiles et videz la corbeille. Idem avec les mails envoyés qui eux aussi prennent de l’espace.
Autre solution, détacher les pièces jointes, ce sont elles qui pèsent lourd, notamment les vidéos. Si elles sont importantes, téléchargez-les avant tout suppression.
Questions courantes
Pour terminer, je vais répondre aux questions courantes relatives à la messagerie de Grenoble Convergence :
Comment faire si j’ai égaré mon identifiant ou mot de passe de la messagerie Convergence Grenoble ?
Rendez-vous sur la page de connexion ou du PIA (Portail Institutionnel Académique) et cliquez sur le lien « Identifiant ou mot de passe oublié ?
Le système vous demandera votre NUMEN et votre date de naissance pour vous restituer votre identifiant. Si c’est votre mot de passe, vous devrez renseigner votre identifiant académique et votre NUMEN. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé sur l’adresse e-mail de secours (personnelle) que vous aviez préalablement renseignée dans votre dossier.
Comment installer ma messagerie sur mon smartphone ?
C’est un peu technique, vous devrez configurer un nouveau compte avec les paramètres IMAP sécurisés suivants :
- Type de compte : IMAP
- Serveur de courrier entrant : imap.ac-grenoble.fr (Port : 993 | Sécurité : SSL/TLS)
- Serveur de courrier sortant : smtp.ac-grenoble.fr (Port : 465 | Sécurité : SSL/TLS)
- Identifiants : Votre adresse e-mail académique complète (…@ac-grenoble.fr) et votre mot de passe habituel.
Ou trouver mon NUMEN en cas de perte ?
Ce ne sera pas par simple e-mail, vous devrez le trouver sur vos documents administratifs d’intégration (arrêté de nomination, de titularisation), vos bulletins de salaire ou vous adresser au secrétariat de votre établissement pour qu’il vous le fournisse après avoir vérifié votre identité.
Comment protéger mon compte ?
Deux points sont à respecter, un mot de passe robuste : minimum 12 à 14 caractères combinant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux. Et ne jamais cocher « Se souvenir de moi » ou « Enregistrer le mot de passe ». Déconnectez-vous systématiquement de Convergence avant de quitter le poste.
Et si mon compte à été piraté ?
Modifiez votre mot de passe via le Macadam, prévenez votre chef d’établissement ou le directeur s’il y a une faille de sécurité. Vous pouvez aussi déclarer l’incident à la DSI via le Portail d’Assistance Relations Usagers de l’académie de Grenoble
Comment éviter le phishing ?
Respectez ces 4 reflexes et tout se passera bien :
- L’administration ne demande JAMAIS votre mot de passe ni votre NUMEN
- Contrôlez l’adresse de l’expéditeur
- Ne cliquez pas sur les liens d’urgence
- Examinez les pièces jointes
Quelles sont les limites du Webmail Convergence ?
Tout d’abord le stockage dont je vous ai parlé plus haut. Mais il y a aussi l’interdiction des transferts automatiques pour des raisons de sécurité et de respect du RGPD (protection des données). Vous ne pouvez ainsi pas rediriger vos emails vers une autre boîte mail.
Enfin, l’envoi direct de fichiers lourds est limité (généralement 10 Mo par e-mail). Pour contourner cela, vous devrez utiliser l’outil institutionnel dédié disponible sur Apps Éducation (FileSender).
Comment réinitialiser mon mot de passe ?
Je vais prendre les deux cas de figure :
Si vous avez oublié votre mot de passe :
1. Rendez-vous sur la page d'accueil de la messagerie Convergence.
2. Cliquez sur le lien « Identifiant ou mot de passe oublié ? ».
3. Saisissez votre identifiant académique et votre NUMEN (Numéro d'Identification Éducation Nationale).
4. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé sur l'adresse e-mail personnelle de secours que vous avez renseignée dans votre dossier de l'agent.Si vous connaissez votre mot de passe mais souhaitez le modifier :
Connectez-vous directement sur l’application de gestion des comptes de l’académie de Grenoble, le portail Macadam (macadam.ac-grenoble.fr), pour modifier votre mot de passe en toute sécurité.